Mimo precyzyjnej regulacji prawnej faktury elektroniczne wciąż stanowią niewielki procent dokumentów księgowych w obrocie gospodarczym.
Faktury elektroniczne – podstawa stosowania
Jak wynika z danych Eurostatu tj. Europejskiego Urzędu Statystycznego, zawartych w raporcie Fundacji DigitalPoland, 13% polskich przedsiębiorców całkowicie zastąpiło faktury papierowe fakturami elektronicznymi. Co ciekawe, wśród tej grupy najliczniejsi są mikro, mali i średni przedsiębiorcy, którzy zdecydowanie chętniej rezygnują z używania tradycyjnych dokumentów księgowych. Liderami w Unii Europejskiej pozostają państwa skandynawskie.
Mimo że w polskim obrocie gospodarczym i porządku prawnym pojęcie faktury elektronicznej znane jest już od kilkunastu lat, jej stosowanie nadal budzi u niektórych obawy. Wydają się być one jednak nieuzasadnione. Efaktura została bowiem zrównana z fakturą papierową, co wynika wprost z art. 2 pkt 31 Ustawy o podatku od towarów i usług. W myśl tego przepisu przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane określone ustawą i innymi przepisami wydanymi na jej podstawie. Tym samym faktura online musi składać się z tych elementów, co wersja papierowa dokumentu.
Dla spełnienia warunków faktury elektronicznej dokument musi być jedynie wystawiony i otrzymany w formacie elektronicznym. Ważne jest jednak, że ustawodawca pozostawia dowolność co do rodzaju tego formatu.
Warunki stosowania faktur online
Do stosowania faktur elektronicznych konieczne jest uzyskanie akceptacji odbiorcy faktury. Należy jednak zauważyć, że ustawodawca nie sprecyzował w jakiej formie zgoda taka ma zostać wyrażona. Odbiorca może zatem wyrazić ją na piśmie, złożyć oświadczenie w formie ustnej lub przesłać je w postaci elektronicznej tj. e-mailem. Przyjmuje się także, że opłacenie faktury elektronicznej jest traktowane jak przyzwolenie na jej otrzymywanie.
Konieczne jest także spełnienie przez podatnika warunku dotyczącego autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 1 u.p.t.u. na podatniku ciąży obowiązek określenia sposobu zapewnienia tych cech efaktury.
Autentyczność pochodzenia to pewność, co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury online. Integralność dokumentu oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Czytelność to zaś możliwość odczytania danych zawartych na fakturze online.
Jak zapewnić autentyczność, integralność i czytelność efaktury?
Podstawowym sposobem zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności faktury elektronicznej jest wykorzystanie dowolnych kontroli biznesowych. W praktyce w odniesieniu do autentyczności będzie to posiadanie dokumentów uzupełniających np. umowy, zamówienia. Integralność zapewnić można zaś poprzez wysłanie jej w takim formacie, który uniemożliwia modyfikację treści.
W odniesieniu do faktur elektronicznych możliwe jest także zapewnienie tych cech faktury poprzez wykorzystanie:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- elektronicznej wymiany danych tzw. EDI.
Warto zauważyć, że ich stosowanie staje się obecnie coraz bardziej powszechne. W odniesieniu do systemu EDI z pewnością wpływa na to fakt, że oferta operatorów świadczących usługę wymiany danych jest coraz większa. Odpowiednio wdrożony system przynosi także przedsiębiorcom szereg korzyści, co ważne – nie związanych wyłącznie ze stosowaniem faktur online. Wskazać można tu choćby automatyczne parowanie dokumentów z poszczególnych etapów dostawy, czyli tzw. matching oraz walidację. Polega ona na sprawdzeniu efaktury pod względem rachunkowym i biznesowym, czyli m.in. na zweryfikowaniu prawidłowej struktury numeracji, czy zadeklarowanych stawek i wysokości podatku. System ten zapewnia także bezpieczne i wygodne archiwizowanie dokumentów księgowych.
